POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NEVOX FARMA S.A.S.

NEVOX FARMA S.A.S., sociedad legalmente constituida, con domicilio en la ciudad de Bogotá, con Nit. No. 900.154.341-2, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, contempla la siguiente POLITICA INTERNA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, como resultado de su compromiso con las leyes, la Calidad, la Confianza y la Responsabilidad para garantizar y salvaguardar la seguridad de la información que se encuentra registrada en sus bases de datos.

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Por lo anterior, con la finalidad de dar cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de protección de datos personales, en su calidad de responsable, adopta la siguiente POLITICA INTERNA para el tratamiento de la información, con base en las siguientes consideraciones:

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PRIMERA. OBJETO.

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 Es interés de NEVOX FARMA S.A.,  la protección de la privacidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores, contratistas, el cuerpo médico y farmacias que atiende y demás entes con que interactúa, para lo cual cuenta con una infraestructura tecnológica y física y la organización y control a través del Sistema de Gestión de Calidad para garantizar el correcto e idóneo tratamiento de la información, así como la confidencialidad necesaria para el ejercicio de los derechos de sus titulares, contenidos en la Constitución y en la Ley, y en mayor medida para permitir el conocimiento, Actualización, ratificación y supresión de información personal, y lograr calidad en desarrollo de su objeto social.

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El tratamiento al que serán sometidos los datos personales por parte de NEVOX FARMA S.A consiste, como lo determina el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, en cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, gestiones que se realizaran exclusivamente para los siguientes fines:

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SEGUNDA. DEFINICIONES.

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AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si mismo o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de datos.

 

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

 

TRATAMIENTO DE DATOS: Conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se considera tratamiento, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

Dentro de sus operaciones y procesos, NEVOX FARMA S.A., requiere de algunos datos personales, en el marco de la relación que la vincula con Trabajadores, Clientes, Proveedores, Contratistas, cuerpo médico, farmacias y demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde a la estrictamente necesaria para la gestión desarrollada.

 

TERCERA. TRATAMIENTO AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS.

 

DE MANERA GENERAL:

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• Para el efectivo cruce de información entre el responsable y el titular de la misma (datos de contacto).

• Para el envío de información sobre la actividad comercial ejercida por NEVOX FARMA S.A.

• Para dar cumplimiento a las obligaciones legales o contractuales adquiridas por NEVOX FARMA S.A dentro del desarrollo de su objeto social.

• Para realizar análisis sobre la calidad de los servicios o medicamentos ofrecidos por NEVOX FARMA S.A.

• Para dar cumplimiento a los requerimientos administrativos, judiciales, fiscales, aduaneros, etc., que se efectúen por las autoridades publicas en todos los niveles de la administración, y por las autoridades jurisdiccionales y de control.

• Para informar sobre cualquier tipo de novedades relacionadas con los temas previamente referidos.

• Dar a conocer los diferentes servicios ofrecidos por esta Entidad, publicidad de los mismos, y en general mantener el contacto con los empleados y clientes mediante cualquier medio de comunicación (escrito y/o electrónico), con el fin de adelantar cualquier tramite necesario para le desarrollo del objeto social de NEVOX FARMA S.A.

• Elaboración de informes y reportes conforme con las metodologías, parámetros, estructuras, periodicidad y finalidades establecidas por la Superintendencias de Economía Solidaria, la Unidad Administrativa Especial de Organizaciones Solidarias y de las demás entidades de control, tanto del nivel nacional como distrital.

• Cualquier otra operación necesaria para el desarrollo del objeto social de NEVOX FARMA S.A, atendiendo a su naturaleza.

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DE MANERA PARTICULAR:

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RESPECTO DE LOS TRABAJADORES:

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• En lo relacionado en los procesos de selección, contratación, Administración de nomina, Recurso Humano y de las demás actividades derivadas de los compromisos contractuales asociativos.

• Actualizar a las distintas entidades del sistema integral de la seguridad social que requieran información del afiliado empleado de NEVOX FARMA S.A.

• Para informar sobre eventos organizados por parte de NEVOX FARMA S.A.

• Para el funcionamiento de los procesos internos de la Empresa relacionados con el manejo de procesos y subprocesos a su cargo

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RESPECTO DE LOS CLIENTES.

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• Para informar sobre los medicamentos ofrecidos por NEVOX FARMA

• Para usar información correspondiente a las referencias comerciales relativas a nuestros clientes con quienes comercializamos nuestros medicamentos, para la promoción de los mismos a clientes potenciales de la Empresa.

• Para suministrar información correspondiente a referencias comerciales relativas a nuestros clientes con quienes comercializamos nuestros medicamentos.

• Para el funcionamiento de los procesos internos de la Empresa relacionados con el manejo de procesos y subprocesos a su cargo y las demás actividades derivadas de los compromisos contractuales que se asuman con el cliente.

• Para efectuar los cobros correspondientes a la comercialización de sus medicamentos.

• Para informar sobre eventos organizados por parte de NEVOX FARMA S.A.

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RESPECTO DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

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• Para formalizar la relación comercial y/o civil.

• Para el pago de los medicamentos y servicios contratados.

• Para usar información correspondiente a referencias comerciales relativas a la comercialización de nuestros medicamentos a clientes potenciales.

• Para informar sobre eventos organizados por parte de la Empresa.

• Identificación de Proveedores, así como medición de necesidad, oportunidad y calidad en los medicamentos y servicios prestados por éstos.

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RESPECTO DE LOS MEDICOS Y FARMACIAS:

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• Para contactarle e informar sobre los medicamentos ofrecidos por NEVOX FARMA

• Para suministrar información correspondiente a referencias comerciales o profesionales, en los casos que el titular informe de nuestra relación.

• Para el funcionamiento de los procesos internos de la Empresa relacionados con el manejo de procesos y subprocesos a su cargo y las demás actividades derivadas de los compromisos contractuales que se asuman para efectos de mercadeo.

• Para informar sobre eventos organizados por parte de NEVOX FARMA S.A.

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CUARTA. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN. 

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La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

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• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

• Datos de naturaleza publica.

• Caso de urgencia médica o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro Civil de las Personas.

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Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normativa aplicable.

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QUINTA. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO.

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 Los Titulares podrán en todo momento solicitar a NEVOX FARMA S.A., la supresión de sus datos y/o revocar la autorización otorgada para El tratamiento de los mismos, de acuerdo con lo establecido en al articulo 15 de la Ley 1581 de 2012.

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La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

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NEVOX FARMA S.A, debe poner a disposición del Titular mecanismos gratuitos y de fácil acceso para presentar la solicitud de supresión de datos o revocatoria de la autorización otorgada.

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Si vencido el termino legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

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SEXTA. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.

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 El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

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1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a NEVOX FARMA S.A, como responsable del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que introduzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de autorización otorgada a NEVOX FARMA S.A, del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con la normativa aplicable, especialmente lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

3. Ser informado por NEVOX FARMA S.A del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a los dispuesto en la normativa aplicable.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento nos e respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando al Superintendencia de industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento NEVOX FARMA S.A ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

6. Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

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SÉPTIMA. DATOS SENSIBLES.

 

Conforme a la normativa aplicable, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva interés de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

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OCTAVA. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES.

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Nevox solicitaría

Esto es lo que dice la ley:

Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

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1. El titular haya dado su autorización explicita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

2. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

3. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con al debidas garantías por parte de la fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin Animo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a la personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministra a terceros sin la autorización del Titular.

4. El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

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NOVENA. DE LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES.

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El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el articulo 5 de la Ley 1581 de 2012 esta prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el articulo 5 de la citada ley.

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En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme al establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

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1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.

2. Informar al Titular de forma explicita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuales de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

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DÉCIMA. PROCEDIMEINTO Y DEPENDENCIA ENCARGADA DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

 

Cualquier solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización del Tratamiento de datos por parte de algún titular de información contenida en la base de datos de NEVOX FARMA S.A, podrá ser presentada ante el Representante Legal de Nevox Farma al siguiente correo electrónico: info@nevoxfarma.com; o de manera escrita, enviando un comunicado a la Carrera 49 91-28 Bogotá.

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DÉCIMA PRIMERA. CONTENIDO DE LA PETICIÓN – TRÁMITE DE LA RELAMACIÓN

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Las peticiones y reclamos del titular sobre los datos personales y datos sensibles deberán contener la siguiente información:

• Identificación del titular (Nombres y apellidos, número de identificación).

• Datos de localización del titular (dirección y teléfono).

• Descripción de los hechos que dan lugar a la petición, reclamo y documentos y/o pruebas que lo soportan.

• Firma del titular o su representante (si actúa por medio de representante, anexar poder o autorización especial).

 

Una vez recibida una solicitud de acceso, actualización, supresión o rectificación de datos personales, así como cualquier otra petición, queja, reclamo y/o solicitud de revocatoria de la autorización de tratamiento de daos, se dará tramite a la misma por el mismo medio por el cual fue recibida.

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El término máximo para atender la petición por reclamo será de Quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición o reclamo dentro de dicho termino, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, al cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer termino.

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DÉCIMA SEGUNDA. LEGITIMACIÓN PARA EL EJECICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR.

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Los derechos precitados con anterioridad, podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distinto medios que le ponga a disposición el Responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por al personas que estén facultadas para representarlos, previo ejercicio del menos de su derechos a se escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

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DÉCIMA TERCERA. EJERCICIO DEL DERECHO DE ACCESO.

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El titular podrá consultar de manera gratuita sus datos personales:

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• Al menos una vez cada mes calendario.

• Cada vez que existan modificaciones sustanciales de políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

 

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, NEVOX FARMA S.A sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción, y en su caso, certificación de documentos.

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DÉCIMA CUARTA. VIGENCIA.

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La presente política rige a partir del día xx de Octubre de 2016, disponible en su página Web y/o en las oficinas de gestión humana.

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Con el fin de obtener mayor información respecto de la normativa aplicable en materia de protección de datos personales, el interesado podrá remitirse a la Ley 1581 de 2012 así como al Decreto 1377 de 2013, así como el área Jurídica de NEVOX FARMA S.A.

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DIRECCIÓN: Carrera 49 91-28

CORREO ELECTRÓNICO: info@nevoxfarma.com

TELEFONOS: 743-7190 Bogotá

Representante legal

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